Η μετακόμιση γραφείου, στην ουσία, δεν διαφέρει πολύ από τη μετακόμιση ενός σπιτιού με την έννοια ότι μεταφέρετε αντικείμενα και έπιπλα από το ένα περιβάλλον στο άλλο. Ωστόσο, λόγω της διαφοράς στο μέγεθος, τις μεθόδους επικοινωνίας και τη φύση των αντικειμένων που μετακινούνται, τα γραφεία μπορεί να αντιμετωπίσουν κάποια απρόβλεπτα εμπόδια στην πορεία.
Όπως κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιος είναι υπεύθυνος για ποια εργασία. Γνωρίζοντας ποιος λαμβάνει ποια απόφαση διασφαλίζει τη λογοδοσία και την υπευθυνότητα, αυτό δεν αφήνει περιθώρια για «τυχαία παραβλεφθείσες εργασίες».
Προσδιορίστε τις απαιτούμενες εργασίες και αναθέστε
Η εργασία που απαιτείται για κάθε μεμονωμένη επιχείρηση μπορεί να διαφέρει, επομένως οι πρώτες προσπάθειες της επιτροπής σας πρέπει να είναι στον προσδιορισμό των μοναδικών απαιτήσεων για την επιχείρησή σας.
Μόλις εντοπιστούν οι μοναδικές σας ανάγκες, τότε οι αντίστοιχες εργασίες μπορούν να σχεδιαστούν και στη συνέχεια να ανατεθούν σε στοιχεία μεταξύ των μελών της επιτροπής. Κατά τη συγκρότηση μιας κινούμενης επιτροπής και την ανάθεση καθηκόντων, βεβαιωθείτε ότι οι ανατιθέμενες εργασίες είναι επιτεύξιμες και επίσης μετρήσιμες.
Ορίστε ένα πρόγραμμα για τη μετακόμιση
Αναφέρετε προθεσμίες για καθεμία από τις αναλυτικές εργασίες. Το κόστος μετακόμισης θα εξαρτηθεί από πολλούς παράγοντες. Συζητήστε με τους επαγγελματίες τις ανάγκες σας.
Βοηθάει επίσης να έχετε μερικές ημέρες ως προσωρινό αποθεματικό, σε περίπτωση που υπάρξει αλλαγή της τελευταίας στιγμής ή απουσία βασικού μέλους της επιτροπής.
Μίσθωση Επαγγελματιών γραφείου
Φροντίστε να κάνετε κράτηση νωρίς. Η κράτηση εκ των προτέρων σάς επιτρέπει να δείτε έναν μεγαλύτερο αριθμό επιλογών.
Επιλέξτε τον μεταφορέα σας με βάση την τοποθεσία, το κόστος και τις κριτικές . Η κράτηση εκ των προτέρων σάς επιτρέπει να εξετάσετε όλους τους παράγοντες αντί να κλειδώνεστε σε ό,τι απομένει και είναι διαθέσιμο. Οι μετακομίσεις στην Αθήνα δεν είναι μια απλή υπόθεση.
Μετακόμιση γραφείου – Καθιερώστε ένα σχέδιο επικοινωνίας
Το γραφείο σας είναι πιθανό να έχει τμήματα, με διαφορετικές ώρες για διαφορετικά άτομα. Όλοι στο γραφείο σας πρέπει να είναι στην ίδια σελίδα και από στόμα σε στόμα δεν πρόκειται να το κόψει. Προσδιορίστε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας και στο περιβάλλον του γραφείου σας για εσωτερική επικοινωνία.
Συνιστούμε ανεπιφύλακτα να χρησιμοποιείτε πολλά κανάλια. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε ένα email, μια φυσική σημείωση και επίσης να ζητήσετε από έναν επικεφαλής τμήματος να παραιτηθεί (για γραφεία μικρότερου μεγέθους, μια συνάντηση προσωπικού θα αρκούσε). Τα κόλπα μετακόμισης, πρέπει να γίνονται με ένα σχέδιο και όχι αυθόρμητα.
Ενημερώστε τους προμηθευτές σας για τη μετεγκατάσταση
Εξωτερικά, οι πελάτες και οι προμηθευτές σας πρέπει επίσης να ενημερώνονται για τη μετακίνηση του γραφείου σας έγκαιρα. Ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο βρίσκεστε και τη γεωγραφική θέση των προμηθευτών σας, μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσετε σχετικά με τον προμηθευτή σας αρκετά νωρίτερα. Μόλις η αποστολή φύγει από την αποθήκη, τις περισσότερες φορές δεν θα μπορείτε να την ανακατευθύνετε ή θα επιβαρυνθείτε με επιπλέον κόστος.
Βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε μια φόρμα απάντησης από τον προμηθευτή/προμηθευτές σας που να αναγνωρίζει ότι το γραφείο σας μετακινείται. Μια απάντηση μέσω email θα αρκούσε. Επικοινωνήστε την κίνησή σας με τους πελάτες.
Οι πελάτες πρέπει επίσης να ενημερώνονται για την επερχόμενη μετεγκατάσταση. Μάθετε ποια μέθοδος επικοινωνίας με τον πελάτη σας ταιριάζει καλύτερα και χρησιμοποιήστε μια που είναι λιγότερο εντατική.
Για παράδειγμα, εάν έχετε τον αριθμό τηλεφώνου ενός πελάτη, μπορείτε να επιλέξετε να στέλνετε αυτοματοποιημένα μηνύματα κειμένου αντί να τον καλείτε μεμονωμένα. Ωστόσο, εάν ο πελάτης σας λέει ότι απαιτεί ατομική τηλεφωνική κλήση, μη διστάσετε να πραγματοποιήσετε αυτές τις τηλεφωνικές κλήσεις. Να θυμάστε ότι στο τέλος της ημέρας, πρόκειται για τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας.